La digitalisation des boards, bien avancée dans les grands groupes

La digitalisation des boards est en marche. Selon une étude PwC, 25% des entreprises sont au point et une société sur deux utilisera un conseil « zéro papier » d’ici 2021. Et si les grands groupes cotés sont parmi les meilleurs élèves, les autres firmes et institutions ne sont pas en reste. Le passage au numérique n’est pas une mince affaire, mais permet pourtant de gagner du temps et d’éviter la réception de pavés. Les documents préparatoires aux conseils d’administration comptent en moyenne entre 100 et 500 pages, ce qui multiplié par 10 administrateurs pour environ six réunions par an fait vite chauffer l’imprimante. Sans parler des moyens mis à disposition pour que ces documents - souvent amendés - arrivent en temps et en heure aux administrateurs. 

Le mouvement est notamment venu des Anglo-saxons. En France, des solutions sont également proposées aux entreprises. C’est le cas de l’offre DiliTrust, qui a mis en place une plateforme notamment destinée aux conseils et comités de direction. Leur logiciel permet de dématérialiser et donc de simplifier les échanges d’informations. « Avant la personne en charge de la préparation des réunions – qui est souvent le secrétaire général et/ou le directeur financier ou juridique – préparait des documents et les faisait remettre en mains propres aux administrateurs », explique Yves Garagnon, PDG de DiliTrust. 

La société a notamment mis sur pied une application, souvent utilisée via tablettes, avec un système de pastilles qui apparaissent lorsque de nouveaux documents sont disponibles. Ces derniers peuvent être amendés, commentés et partagés selon les besoins. Ainsi, la lecture et le travail sont-ils rendus ludiques ou en tout cas simplifiés, sans pour autant avoir besoin de compétences particulières en informatique. On y retrouve ainsi les documents liés à la société, les informations sur les ordres du jour (qui peuvent être formels ou ponctuels), ou encore la possibilité de tchatter entre membres du conseil. 

Outre les moyens parfois limités (étant donnée la somme de documents) offerts par les e-mails, ces derniers ne permettent pas toujours d’assurer la confidentialité. Or, la sécurité est peut-être le premier des sujets. « Un e-mail, d’un point de vue sécurité, n’est pas le système le plus fiable pour manipuler des données sensibles », rappelle Yves Garagnon. Les logiciels qui servent aux sociétés ont une série de garde fous avancés (serveurs en France, documents chiffrés etc.) pour garantir la protection de l’information qui circule. « C’est regardé de très près par les clients », insiste le patron de DiliTrust. 

D’un point de vue gouvernance, cette digitalisation croissante des hautes instances permet d’aller vers un plus grand respect de l’environnement, le papier étant diminué. La possibilité d’avoir accès à tous les documents nécessaires, en quelques clics, est également un argument. « Une entreprise qui a mis en place un système permettant d’avoir une prise de décision éclairée s’inscrit dans les bonnes pratiques », conclut Yves Garagnon.