L’ordonnance sur la tenue des assemblées d'actionnaires sans leur présence a été publiée

L'article 1er de l'ordonnance donne une liste non limitative des entités concernant, comprenant notamment les sociétés civiles et commerciales, y compris les sociétés en participation, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d'intérêt économique et les groupements européens d'intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d'assurance mutuelle et sociétés de groupe d'assurance mutuelle, les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de Crédit Agricole mutuel, les fonds de dotation et les fonds de pérennité, les associations et les fondations.

À la diversité et la variété des groupements de droit privé, répond une diversité d'organes et une variété de règles y applicables. Ces mesures couvrent donc l'ensemble des assemblées - telles que, par exemple, les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses - et l'ensemble des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction - tels que, par exemple, les conseils d'administration, conseils de surveillances et directoires.

Une tenue des assemblées sans actionnaire

L'article 2 prévoit que dans les sociétés cotées, dont les assemblées peuvent comporter un nombre significatif de membres, certains membres devant être convoqués par voie postale, aucune nullité des assemblées n'est encourue lorsqu'une convocation devant être réalisée par voie postale n'a pu l'être en raison de circonstances extérieures à la société. Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l'hypothèse dans laquelle les sociétés mentionnées audit article - ou leurs prestataires - ont été empêchées d'accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l'épidémie de covid-19.

L'article 3 étend et facilite l'exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières. Sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.

L'article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d'y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n'assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

Dans le contexte des restrictions aux déplacements et rassemblements mises en œuvre pour répondre à la crise sanitaire actuelle, cette mesure est nécessaire pour permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements, et dont l'ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le financement de ces groupements, leurs membres et, dans le cas des sociétés cotées, les marchés financiers.

L'application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l'assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l'avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. La décision de faire application de cette mesure incombe à l'organe compétent pour convoquer l'assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal du groupement.

Recours à la visioconférence

Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d'assister aux séances ainsi qu'aux autres droits dont l'exercice suppose d'assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions). Elle est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l'inscription de points ou de projets à l'ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions). S'il est décidé d'en faire application, les membres participent et votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l'ordonnance (telles que, par exemple, l'envoi d'un pouvoir, le vote à distance ou, si l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication). Les membres de l'assemblée et les autres personnes ayant le droit d'y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective (tel que l'avis de réunion ou les autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l'heure de l'assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister (dans ce type de société, cette information peut notamment s'inspirer du contenu de l'avis de réunion).

Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, l'article 5 étend et assouplit le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n'est pas déjà prévu par la loi, en l'autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions (en particulier la condition tenant à l'existence d'une clause à cet effet dans les statuts ou le contrat d'émission) et toute autre clause contraire des statuts ou du contrat d'émission, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l'intégrité et la qualité des débats. La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire. Cette mesure concerne l'ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes. Ainsi, à condition de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d'assurer l'identification des actionnaires ou associés, les groupements pourront tenir leur assemblée par visioconférence ou moyens de télécommunication. Il s'agit toutefois d'une faculté pour les groupements, qu'ils ne peuvent de surcroît mettre en œuvre que s'ils disposent des moyens techniques adéquats. Cette faculté peut le cas échéant être mise en œuvre lorsque le nombre d'actionnaires ou d'associés est restreint, ce qui facilite leur identification.

Des dispositions valables du 12 mars au 30 juillet

Par ailleurs, l'article 6 assouplit aux mêmes fins le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer. Cette mesure concerne l'ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

Enfin, l'article 7 aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées. Cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d'entrée en vigueur de l'ordonnance en vue d'une assemblée appelée à se tenir après cette date. Dans ce cas, si l'organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l'un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d'assurer l'information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n'ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l'être.

L'article 8 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les organes de direction, d’administration ou de surveillance, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ces moyens. Afin de garantir l'intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l'identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. À cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

L'article 9 étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l'ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l'arrêté ou à l'examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ce mode de délibération. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.

L’article 11 prévoit que l'ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars - comme le permet la loi d'habilitation -, et jusqu'au 31 juillet 2020 - correspondant au terme de la première partie de la saison 2020 des assemblées, en particulier des assemblées générales -, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret en Conseil d'État, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020. Il convient toutefois de souligner que le caractère facultatif des différentes mesures doit inciter les groupements à organiser une sortie progressive du dispositif d'exception résultant de l'ordonnance, dès lors que son application ne paraîtra plus nécessaire au regard des circonstances propres à chaque groupement.